李雅芳

《效率UP！準時下班的77個工作神技》



□寄出郵件卻忘了加入附件

□搞丟備忘便條

□有好幾件事情要傳達，不過卻忘記講

□將需要保留的檔案覆蓋存檔

□總是找不到需 電子商務專題報告要的文件

□曾在重要的時刻用完名片

□無法正確記住指示的內容



上述情形有兩項以上的人要注意了！

掌握「速度」與「正確性」！

靠著一點工夫以及習慣的養成，排除問題並且防止失敗。



收錄「郵件」、「整理．整頓」、「備忘．筆記」、「報連相」、「行程管理」等77項技巧

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  作者介紹

  
  
  
  
  鈴木真理子
  
  Vitamin M公司 董事長
  
  1968年在東京出生。共立女子大學畢業之後，進入三井海上火災保險公司（現三井住友海上）任職。歷經損害調查部、人事部人才開發室等職務後離職結婚。
  
  而後，認真地檢視個人經歷，謀求二度就業。並決定更進一步磨練「表達」、「說話」、「書寫」能力，以邁向講師之路。2006年設立Vitamin M公司，擔任董事長。
  
  現在，透過眾多企業研修、公開研討會，指導超過3萬名以上的企業人士。以「正確迅速的工作，讓身心康健有活力」為宗旨，開發輕鬆有趣、不煩膩又有益處的方案，並廣獲好評。
  
  除了講師工作外，也接觸以報章雜誌為首的媒體採訪、原稿執筆等等，活動範圍十分廣泛。
  
  

效率UP！準時下班的77個工作神技－目錄導覽說明

• 
  
  前言
  
  
  
  第1章電子郵件．商業文書篇 商業經營科出路
  
  
  
  01撰寫郵件之前制定作戰計畫......16
  
  02內文太長的郵件沒人想讀......18
  
  03在書寫本文之前插入附加檔案......20
  
  04對方的公司名稱與名字絕對不能有錯......22
  
  05將休假預定放在郵件署名處......24
  
  06收件匣的郵件控制在5封以內......26
  
  07季節問候語統一使用「目前」......28
  
  08用紅字標出文書裡改寫的地方......30
  
  09FAX單要填入正確的情報......32
  
  10重要郵件和FAX需取得「收到」的回覆......34
  
  11將主觀視角改成客觀視角......36
  
  12藉由估價單或確認表解決「轉告問題」......38
  
  13重要文件需妥善備份後再寄出......40
  
  
  
  第2章整理．整頓篇
  
  14辦公桌面不要堆放東西......44
  
  15文件不可平放、堆疊......46
  
  16丟掉過時的文件......48
  
  17無法丟棄的文件就收納在電腦裡......50
  
  18拿出來的文件要放回原位......52
  
  19檔案名稱要添加日期......54
  
  20各種文具都有一個......56
  
  21制定規則，解決沒有庫存的情況......58
  
  22利用袋子收納法解決忘記東西......60
  
  23製作出差用品清單......62
  
  
  
  第3章備忘．筆記篇
  
  24要隨時攜帶便條紙與筆記用具......66
  
  25在聯絡便條中寫下優先順序......68
  
  26防止便條紙遺失！......70
  
  27『帝國飯店流』個人垃圾筒......72
  
  28筆記要1頁1個案子......74
  
  29與公司之外的人見面時，要用『病歷式筆記本』......76
  
  30下達指令者也要寫下備忘......78
  
  31將談話要點寫在便利貼上......80 創業補助金
  
  32交換名片之後要在空白處寫下註記......82
  
  33一注意到需要修正或改善的地方就當場修改......84
  
  34別把用於發表的備忘錄寫成文章......86
  
  35以會議記錄留下證據......88
  
  
  
  第4章溝通．報連相篇
  
  36依照6W3H聆聽指示......92
  
  37報告得注重時機與順序......94
  
  38在進行到3成的時候做個中間報告......96
  
  39可以解決事情忘記傳達的編號......98
  
  40難以啟齒的事情要用聲音表達......100
  
  41消除誤解的表達方法......102
  
  42自行判斷很危險......104
  
  43偶爾說「做不到」也沒有關係......106
  
  44將個人行動視覺化......108
  
  45若要與成員共享情報就採用對話......110
  
  46電話轉接要以2次為限......112
  
  
  
  第5章行事曆．時間管理篇
  
  47運用數位方式管理行事曆時的注意要點......116
  
  48手帳要用可消除的筆書寫......118
  
  49時間估算要正確......120
  
  50設置預備日......122
  
  51在TO DO List裡加入時間......124
  
  52提交工作方面，設置『You截止日期』與『My截止日期』......126
  
  53製作檢查表......128
  
  54做出空檔時間選單......130
  
  55新幹線要用網路預約......132
  
  56網路搜索不分散注意力......134
  
  5710分鐘前行動主義......136
  
  58會議目標要先決定下來......138
  
  
  
  第6章工作習慣篇
  
  59「另存新檔」風險較高......142
  
  60要時常備份以及更新個人情報......144
  
  61需要再手動計算，確認Excel的總金額......146
  
  62想郵寄的物品，在走到郵局之前都要拿在手上......148
  
  63使用手冊要自己製作......150
  
  64一旦犯錯，就用漫畫對白框書寫反省註解......152
  
  65臨時插入的工作適用「書籤作戰」......154
  
  66不要約在車站會合......156
  
  67名片絕對不可以用完......158
  
  68別在辦公桌前飲食......160
  
  69也可用手指點確認！......162
  
  70來做風險預測圖吧......164
  
  
  
  第7章每一天的心理準備篇
  
  71完全不會犯錯的人並不存在......168
  
  72錯誤是成長、改善的線索，可以成為助力......172
  
  73減少錯誤的措施......176
  
  74獲得成果者與無法做出成果者的不同之處......180
  
  75有點浪費，更能集中精神......184
  
  76將理所當然的事情轉變成強項！......188
  
  77若能消除錯誤，機會之神便會降臨......192
  
  
  
  
  
  結語
  
  

前言



不想犯錯。

這應該是企業人士共通的課題吧。

因為我們都知道「○○還滿常出問題喔」，並不是什麼稱頌讚美的評語。



一旦進入公司，便會有人教導工作大概的流程與做法。可是卻不會傳授正確不出錯的做事方法。任由大家一邊工作、一邊試行錯誤才是真實的現狀。



不會失誤的人都有自己的一套技巧。但是其中很多人抱持著「不值一提」的謙遜心態，或是打算狠下心來對待部下和後進，「希望他們自己經歷失敗後從中學習」，所以並沒有教導相關事宜。



如果能夠消弭錯誤，就會開啟幸運的循環。



獲得「○○都不會出錯」的評價。或「 投資型保險測驗要是交給○○就能安心了」，取得信賴。



並且被指定「希望能夠由○○負責這部分」。這樣一來你所活躍的舞台將愈來愈寬廣。



而且，由於減少了重做和無謂的作業，就不需要靠加班完成工作。



在另一方面，有的人每天都很努力，卻總是空轉，或者遲遲無法做出成果。雖然這時候「奮鬥！」、「加油！」的積極幹勁很重要沒錯，但特別在行政事務工作方面，只有努力並沒有辦法讓事情順利進行。



我平時會擔任商業講座的講師。也有愈來愈多機會，撰寫有關那些主題的稿件。同時還是一間小公司的經營者。



工作經歷說起來很普通，從學校畢業之後隨即進入保險公司工作，做了大約10年的定型業務和助理。



「當時很優秀吧？」大家可能會這麼問，但我可以很斬釘截鐵的回答「不是」。因為我曾被人講過「粗心弄錯的地方太多了」、「做不好工作」、「還是結婚進入家庭比較適合你吧？」諸如此類的評語。



可是，現在完全不一樣。雖然晚了一點，但小時候「想要成為作家」的夢想，以及上班族時代「希望成為專業講師」的夢想都已全部實現。



而我之所以能夠實際履行自己想做的工作，想來就是因為每天持續不斷地消除會成為個人弱點的錯誤吧。而現在的我，打從心底想對那些為數眾多的錯誤說聲謝謝。



當看到具有相同煩惱的人們，我便希望能為消除錯誤貢獻一點助力，因此毫不吝惜地將本身技巧都記入本書。文章偏向控制、防堵，並加入了許多插畫和圖解。比起嚴肅認真地從書中學習，更希望大家能輕鬆地閱讀，還可以按照「我也會犯同樣的錯誤！」，重點式地查看相關章節和項目。



願你也能早日解決失誤，抓住成功的機會。



鈴木真理子

創業加盟展2017

編／譯者：林昆樺
語言：中文繁體
規格：平裝
分級：普級
開數：25開15*21cm
頁數：200

出版地：台灣